Eine Übersicht über das Thema: Ersetzendes Scannen. Was muss beachtet werden
Die Möglichkeit der ständigen Verfügbarkeit von Dokumenten ohne Orts- und Zeitbeschränkungen ist beim Thema Digitalisierung für uns der größte Pluspunkt. Ob man will oder nicht, digitale Belege werden einem immer häufiger begegnen. IT-Unternehmen sind bereits schon dazu übergegangen, Dokumente wie Rechnungen oder Auftragsbestätigungen nur noch digital zuzustellen. Man kann als Unternehmer aktuell im Jahr 2021 noch gut ohne “Digitale Belege” auskommen – sollte sich aber zumindest einem Fortschrittsgedanken nicht völlig verwehren und potentielle Vorteile für das eigene Unternehmen offen gegenüberstehen. Ob diese Vorteile dann die Zeit und das Geld für eine Umstellung der bisherigen Betriebspraxis rechtfertigen, ist Ihre unternehmerische Entscheidung.
In den nächsten 10 Jahren werden wir an einem Punkt sein, an dem nahezu alles digitalisiert wird.
Gründsätzliches zum ersetzenden Scannen
Der klassische Papierbeleg hat gegenüber der digitalisieren Variante den Vorteil, dass die Dokumenteneigenschaft eine zusätzliche Note in der Wahrnehmung reinbringt. So ging durch jede Hand zumindest einmal ein Blatt Papier mit einem Kaffee- oder vielleicht sogar Blutfleck. Da gehen dem Betrachter automatisch zum dem Papier zu Grunde liegenden Sachverhalt Gedanken durch den Kopf. Der digitale Beleg hingegen sagt nichts über die Oberflächenbeschaffenheit des Papiers aus. Oder über den Zustand der Drucktinte oder ein Wasserzeichen. Diese Eigenschaften des Papierbelegs können Indizien oder sogar eine Beweiskraft begründen. Beispiel: Der vergilbte und verblichene Arbeitsvertrag mit einem nahen Angehörigen kann starkes Indiz dafür sein, dass dieser Arbeitsvertrag bereits auch wirklich zu Beginn des Arbeitsverhältnisses existierte. Haben die Originaldokumente eine solche “Ausstrahlung”, sollte eine Aufbewahrung dieses Originals erfolgen. Denn auch die Finanzverwaltung fordert, dass die Vernichtung der Papierbelege nicht zu einer Beeinträchtigung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung bzw. Aufzeichnungen führen darf.
Die einzelnen Schritte des ersetzenden Scannens gliedern sich wie folgt:
Prüfung der Echtheit – Digitalisierung – Archivierung – Vernichtung
Über diese einzelnen Arbeitsschritte fordert die Finanzverwaltung in ihren Grundsätzen zur ordnungsgemäßgen Buchführung eine sog. Verfahrensdokumentation. Diese ist verpflichtend. Ohne eine Dokumentation der Arbeitsschritte führt dies zu einem Mangel in der Buchführung und man bietet dem Betriebsprüfer ohne Not eine potentielle Angriffsfläche.
Eine Musterdokumentation und weitere Beratungen zu diesem Thema bieten wir Ihnen selbstverständlich gerne an. Sie müssen sich aber darüber im Klaren sein, dass eine “hybride” Version (ich heb’ beides auf – Originalpapier und den Scan) nicht empfohlen werden kann. Wenn Sie sich für den Schritt zur Digitalisierung entscheiden, dann ganz oder gar nicht.